Rồi sẽ đến lúc DN phát sinh nhu cầu lưu trữ tất cả các loại dữ liệu (e-mail, văn bản, tin nhắn, cuộc gọi điện thoại) vào cùng một nơi để có thể thiết lập các quyền hạn truy cập cũng như dễ dàng sao lưu dữ liệu dự phòng. Đó là lúc DN cần máy chủ.
Trước khi tìm mua máy chủ, nhà quản lý DN dù không chuyên về CNTTcũng cần nắm sơ khái niệm server (máy chủ). Thuật ngữ "server" bắt nguồn từ động từ "serve" mang nghĩa "phục vụ” hay danh từ "service" mang nghĩa "dịch vụ”. Server điển hình là một hệ thống máy tính, bao gồm cả phần cứng và phần mềm, chạy liên tục trên mạng (mạng trong nội bộ DN hay mạng toàn cầu Internet) và đợi các yêu cầu hay lệnh từ phía các máy tính khác trên cùng mạng đó để cung cấp các dịch vụ như xác thực người dùng, chia sẻ dữ liệu, in ấn, e-mail...
Thông thường, các kỹ thuật viên thường chia server ra làm 2 loại: server vật lý (physical server) chỉ "phần xác" hay phần cứng của hệ thống server; còn server phần mềm chỉ các giải pháp cho phép "lưu trữ, quản lý, gửi/nhận và xử lý dữ liệu" như Small Business Server, Exchange Server hay BizTalk Server 2003 của Microsoft.
Nhìn bề ngoài, server vật lý dạng tháp (tower) trông giống như một máy để bàn (desktop) nhưng phần ruột của server được thiết kế chuyên biệt cho ứng dụng máy chủ. Theo HP, so với desktop, các server được sản xuất và thiết kế nhằm đạt được hiệu năng cao hơn nhiều (tính ổn định bền bỉ, khả năng xử lý dữ liệu); có thể mở rộng để hình thành các hệ thống sao lưu dữ liệu (data backup) và bảo mật; đồng thời sẵn sàng cho những đợt nâng cấp nhằm tăng năng lực xử lý dữ liệu để đáp ứng nhu cầu ứng dụng CNTT tăng dần trong tương lai của DN. Vì vậy, server thường có giá cao hơn hẳn so với máy để bàn. Hiện các server thương hiệu Việt thường có giá xấp xỉ 1.000 USD. Các server nước ngoài (Dell, HP, IBM, Intel, SuperMicro) cũng đã có mặt tại Việt Nam và đáp ứng cho nhu cầu ngày càng tăng của DN Việt Nam.
Về các giải pháp server phần mềm, có lẽ Microsoft Small Business Server (SBS) 2003 là giải pháp phổ thông nhất hiện nay. Giải pháp này đáp ứng nhu cầu ứng dụng CNTT vào kinh doanh của 75 người dùng trong một DN. Song song đó còn có bộ giải pháp Gsme của Lac Việt được xây dựng dựa trên SBS 2003, khai thác các tính năng về bảo mật tường lửa ISA Server 2003, cổng thông tin làm việc cộng tác Sharepoint Portal, hệ thống e-mail, lịch làm việc Exchange Server v.v...Việc ứng dụng SBS 2003 tỏ ra có nhiều lợi điểm, quan trọng nhất là số lượng chuyên viên mạng am hiểu về hệ thống của Microsoft tại Việt Nam hiện nay tương đối nhiều so với các công nghệ khác như Unix, Linux. Khi triển khai máy chủ, DN không chỉ quan tâm đến giá mà nên tính toán tổng chi phí sở hữu bao gồm phần cứng , phần mềm và chi phí cho nhân sự quản lý hệ thống.
Kết luận
Đối với các DN vừa và nhỏ, bạn có thể chưa triển khai các hệ thống quản trị DN ERP nhưng không có nghĩa là không cần server. Nếu DN chỉ có nhu cầu chia sẻ file và in qua mạng, những hộp router đa chức năng có lẽ là khoản chi phí đáng "đồng tiền bát gạo". Tuy nhiên, DN không thể không mua server nếu có nhu cầu quản lý và cung cấp, xử lý dữ liệu tập trung, triển khai các hệ thống e-mail, CRM, ERP, cơ sở dữ liệu, bảo mật, lưu trữ và thương mại điện tử. Một lưu ý nhỏ: Đối với các DN lớn, khi triển khai các hệ thống ERP lớn, DN nên chọn server theo hướng dẫn của nhà cung cấp giải pháp và nhà triển khai tích hợp hệ thống chứ không nên tự tìm mua server. Một lưu ý đáng chú ý cuối cùng: Nếu DN của bạn còn nhỏ và không muốn đầu tư nhiều vào phần cứng, DN có thể mua SBS 2003 cài đặt trên một desktop có cấu hình khá. Theo đánh giá của chúng tôi, máy chủ "tiết kiệm" này có thể chạy tốt trong 1 đến 2 năm trước khi DN có thể di dời toàn bộ hệ thống SBS 2003 qua một server vật lý đúng nghĩa một cách dễ dàng.